Qué puede automatizar hoy un departamento comercial
Buscar, filtrar y preparar lo hace un agente. Elegir a quién se escribe y qué se firma, tu equipo.
En resumen
En comercial se puede automatizar hoy el trabajo previo a la venta: leer cada día las licitaciones, detectar empresas que encajan, montar el presupuesto con tus tarifas y sacar el contrato de tus plantillas.
No se automatiza la relación con el cliente. A quién se escribe, a qué te presentas y qué se firma lo decide una persona, y ningún correo sale sin su aprobación.
Qué se puede automatizar hoy
Cuatro procesos que ya lleva un agente en nuestra empresa, cada uno con su página.
Licitaciones públicas: las licitaciones que encajan con tu empresa, cruzadas con tu CRM y con la campaña a organismos preparada.
Prospección: las empresas que usan lo que tú sabes mejorar, detectadas y registradas en tu CRM sin duplicados.
Presupuestos: presupuestos con tus tarifas y tu modelo de precios, con la versión mínima al lado y listos para revisar.
Contratos: contratos y anexos sobre tus plantillas, sin huecos ni marcas pendientes, listos para revisar.
En nuestra empresa nadie entra ya en la plataforma de contratación a buscar: las licitaciones que encajan llegan cada mañana.
Qué no conviene automatizar, y por qué
Lo que se gana en horas se puede perder en reputación. Dejamos fuera cuatro cosas.
El primer contacto. El agente de prospección no contacta a nadie: no envía correos ni rellena formularios. Un mensaje en masa que parece escrito por una máquina cierra más puertas de las que abre.
Decidir a qué licitación te presentas. El filtro ahorra la lectura; presentarse compromete a tu equipo durante semanas, y eso lo valora quien lo dirige.
Ajustar un precio. El agente no rebaja horas para cuadrar un importe: si hay que ajustar, se recorta alcance y se ve en la tabla.
Redactar cláusulas nuevas. El agente trabaja con tus plantillas y no sustituye a quien te asesora en lo legal. Si pides un tipo de documento que no está en tu catálogo, lo dice y para.
Qué sigue decidiendo una persona
A quién se escribe y qué se firma. Ningún correo sale sin tu aprobación.
Los contactos nuevos y todo lo que se escribe en el CRM pasan antes por una persona. El presupuesto lo revisa y lo envía una persona, y el contrato lo revisa, lo envía y lo firma quien tiene que firmarlo.
Por dónde empezar
Depende de a quién vendes. Si trabajas con la Administración, por las licitaciones públicas: se publican cada día, nadie las lee todas y enterarse tarde es perder el plazo.
Si vendes a empresas, por los presupuestos. Que todos salgan del mismo modelo de precios se nota desde el primero y prepara el terreno para los contratos, que usan los mismos datos.
Qué hace falta
Tus tarifas, tu modelo de precios y tus plantillas de contrato, que son los tuyos y los cambias tú. Acceso a tu CRM, para cruzar y registrar sin duplicar empresas.
Y una descripción clara de lo que haces y de lo que no, que es con lo que se filtra cada licitación y cada empresa detectada.
Preguntas frecuentes
¿Envía el agente correos a posibles clientes?
No. Lo que prepara queda en borradores y lo envías tú. En prospección ni siquiera prepara mensajes: detecta empresas y las registra en tu CRM cuando lo apruebas.
¿Se presenta el agente a las licitaciones?
No. Busca cada día, filtra por lo que haces y prepara la campaña. A cuál te presentas lo decides tú.
¿Puede redactar un contrato desde cero?
No. Trabaja sobre tus plantillas. No redacta cláusulas nuevas ni sustituye a tu asesoría legal.
Otras guías
Departamento financiero
Reunir, comprobar y preparar lo hace un agente. Aprobar, pagar y firmar, una persona.
Recursos humanos
Los papeles, los plazos y las comprobaciones los lleva un agente. Las decisiones sobre personas, no.
Marketing
Revisar cada semana y preparar los cambios lo hace un agente. Publicar y gastar lo aprueba una persona.
Atención al cliente
Registrar, buscar y redactar lo hace un agente. Lo que se le contesta a un cliente lo aprueba una persona.
Legal y cumplimiento
Vigilar fechas, reunir evidencias y preparar documentos lo hace un agente. Tramitar, firmar y aceptar un riesgo, una persona.
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.