Documentos accesibles: del PDF a la web y de vuelta, sin maquetar a mano
Un agente aprende cómo está construido cada tipo de documento y lo convierte en una página web accesible y editable. De ahí vuelve a salir el PDF, firmado.
El problema
«Hay que publicarlo en la web y en PDF, y tiene que ser accesible.» Detrás de esa frase hay alguien maquetando el mismo documento dos veces, página a página. Y un PDF que, aun así, un lector de pantalla no sabe leer: sin títulos, sin orden y con tablas que son dibujos.
Le pasa a las administraciones públicas y a cualquier organización que publica documentos largos: informes, memorias, guías, normativa. Cada cambio en el texto obliga a tocar las dos versiones, y acaban sin decir lo mismo.
Cómo se hace hoy
Una persona abre el PDF, copia el texto a la web trozo a trozo, rehace las tablas, vuelve a poner las notas y los enlaces y marca los títulos. Con cada documento nuevo, otra vez. Cuando el contenido cambia, se corrige en un sitio y se olvida en el otro.
En nuestra empresa había dos personas dedicadas a maquetar documentos a mano.
Cómo lo resolvemos
- Le das un documento de un tipo: un informe, una memoria, una guía.
- El agente estudia cómo está construido ese tipo de documento: niveles de títulos, tablas, notas, figuras, listas y lo que se repite en cada página.
- Con esa estructura lo convierte en HTML nativo: títulos que son títulos, tablas que son tablas y texto que se puede buscar, leer con un lector de pantalla y editar.
- Una persona revisa el contenido en la web y corrige lo que haga falta, ya sobre una sola versión.
- Del HTML vuelve a salir el PDF, con firma digital.
- El siguiente documento del mismo tipo ya no hay que estudiarlo: se convierte con lo aprendido.
Resultado
2 → 0personas maquetando a mano
En nuestra empresa había dos personas maquetando documentos a mano. Hoy los documentos se maquetan solos, y una persona valida el contenido y firma.
Qué hace falta
Plazo
Depende de cuántos tipos de documento tengas y de lo regulares que sean. Un tipo con estructura estable se aprende pronto; uno que cambia de un documento a otro pide más revisión. El plazo concreto sale del diagnóstico, con una muestra de tus documentos.
Datos y accesos
Una muestra de cada tipo de documento, mejor con su fuente original si existe. Permiso para crear contenido en tu web o en tu portal. Y tu identidad visual, para el PDF de vuelta.
Tus herramientas
Tu gestor de contenidos o tu portal, donde se publica el HTML, y el certificado de quien firma el PDF. Los documentos de partida pueden venir de cualquier programa.
Cómo está hecho
No es un OCR. El agente infiere la estructura de cada tipo de documento y genera HTML semántico: encabezados en orden, tablas con sus cabeceras, listas y notas.
El HTML es la fuente única. El PDF se genera a partir de él y se firma con el certificado de la persona, que no sale de su equipo.
La página resultante se puede analizar como cualquier otra con nuestra auditoría automática de accesibilidad: un navegador sin interfaz y axe-core, con los criterios WCAG 2.2 de nivel A y AA. Lo automático detecta solo una parte de los problemas, y por eso el informe dice siempre qué hay que revisar a mano.
Preguntas frecuentes
¿Es un OCR?
No. Un OCR saca letras de una imagen. Aquí el agente aprende la estructura de cada tipo de documento y genera una página web de verdad, con sus títulos, sus tablas y sus notas.
¿El resultado cumple las normas de accesibilidad?
El HTML nace con estructura accesible y se puede analizar con herramientas automáticas, que detectan solo una parte de los problemas. El resto lo revisa una persona. No prometemos una declaración de accesibilidad automática.
¿Qué pasa si el documento cambia?
Se corrige en la página, que es la fuente única, y el PDF se vuelve a generar y a firmar. Ya no hay dos versiones que mantener.
¿Sirve para cualquier documento?
Funciona mejor con tipos de documento que se repiten: informes periódicos, memorias, guías. Un documento único y muy irregular se puede convertir, pero pide más revisión.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y aprobar sigue siendo cosa de tu equipo.
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