Expediente laboral: del alta a la salida, sin olvidar un papel ni un plazo
Un agente lleva la lista de cada alta, cambio, baja y salida, prepara los documentos con tus plantillas y verifica cada firma antes de archivar. Decidir y firmar sigue siendo cosa de personas.
El problema
«Empieza el lunes. ¿Le hemos pedido ya todo?» Cada alta es una lista de documentos que hay que pedir, firmar y comunicar, cada uno con su plazo y con alguien distinto detrás: la empresa, la asesoría laboral o la propia persona. Con una subida de sueldo, una baja médica o una salida pasa lo mismo.
Le pasa a cualquier empresa con plantilla y sin un departamento de personas dedicado solo a esto. La lista vive en la memoria de alguien, y lo que se olvida aparece meses después: un acuerdo de teletrabajo sin firmar, una formación en prevención caducada, un equipo que no se devolvió.
Cómo se hace hoy
Quien lleva personas tira de una lista de comprobación antigua, redacta cada documento a partir del último que hizo, lo manda a firmar y espera. Cuando vuelve, lo guarda donde puede y da por hecho que la firma es buena. Lo que tiene que hacer la asesoría se pide por correo y se confía en que se hizo.
Nadie tiene a la vista qué le falta al expediente de cada persona hasta que alguien lo pide: una inspección, una auditoría o la propia persona.
Cómo lo resolvemos
- Le dices qué ha pasado: un alta, un cambio de condiciones, una baja médica o por nacimiento, una vuelta, un cambio de jornada o una salida.
- Te devuelve la lista de ese caso para esa persona: qué hay que pedirle, qué hay que firmar y qué hay que comunicar, con el plazo de cada cosa y quién lo hace (la empresa, la asesoría o la persona).
- Prepara los documentos a firmar con tus plantillas y los datos de la ficha. Si falta un dato, lo pide; no lo supone.
- Deja en borradores los correos que tocan: a la persona, con lo que tiene que entregar; a tu asesoría, con lo que tiene que tramitar; al servicio de prevención, si lo hay.
- Cuando un documento vuelve firmado, verifica la firma digital: que cuadra con el fichero, que nadie lo ha cambiado después y que firman quienes deben. Solo entonces lo archiva en el expediente.
- Archiva también lo que emite un tercero, como el diploma de la formación en prevención o el certificado de aptitud, con su caducidad, y avisa antes de que venza.
- Cuando se lo pides, te da el estado de la plantilla: qué le falta a cada expediente y qué es lo más urgente.
Resultado
100 %de las firmas digitales, verificadas antes de archivar
En nuestra empresa, cada alta, cambio y salida sigue su lista, y ningún documento entra en un expediente sin haber verificado antes su firma digital.
Qué hace falta
Plazo
Lo que más tiempo lleva es reunir lo que ya existe: las plantillas de tus documentos, la ficha de cada persona y las tablas de tu convenio. Con eso ordenado, el resto es rápido. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Una ficha por persona con los datos laborales mínimos, tus plantillas de contrato, anexos y políticas, quién firma por la empresa y el contacto de tu asesoría. Una carpeta de archivo con acceso restringido. Y permiso para dejar borradores en el buzón desde el que se escribe.
Tus herramientas
Tu correo, tu almacenamiento de documentos y los certificados digitales con los que ya firmáis. Tu asesoría laboral no tiene que cambiar nada.
Cómo está hecho
Las listas de cada caso son datos, no texto libre: cada elemento dice su tipo, quién lo hace y su plazo. Qué le toca a cada persona lo calcula un programa a partir de su ficha (teletrabajo, equipos, políticas, reconocimiento médico). Los plazos son orientativos; los oficiales los confirma tu asesoría.
La verificación de firmas la hace un programa: comprueba la integridad del PDF, que no hay cambios después de la última firma y que el identificador fiscal de cada firmante es el esperado. No valida la cadena de confianza ni la revocación del certificado, y lo avisa.
Un documento de un tercero no se archiva si el nombre y el identificador de la persona no aparecen en su texto. Así un diploma no acaba en el expediente equivocado.
Los identificadores fiscales y las cuentas bancarias se enmascaran antes de llegar a la conversación con el modelo. De las bajas se guardan las fechas, nunca el motivo.
La revisión programada del estado de la plantilla solo saca iniciales y recuentos. El detalle con nombres queda en una carpeta privada.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a mi asesoría laboral?
No. Tu asesoría sigue tramitando las altas y las bajas y calculando las nóminas y los finiquitos. El agente prepara lo que le hace falta, lleva la cuenta de lo pendiente y te avisa.
¿El agente firma o envía algo?
No. Prepara documentos y borradores. Firmar, enviar y comunicar lo hacen las personas.
¿Puedo usar mis propios contratos y políticas?
Tienes que usarlos. El agente rellena tus plantillas; no redacta cláusulas ni cambia su texto legal. Si falta un documento, te lo dice para que añadas la plantilla.
¿Qué datos personales ve la IA?
Los mínimos. Los identificadores y las cuentas bancarias llegan enmascarados, de las bajas solo se guardan fechas y los documentos se quedan en el expediente de cada persona, con su control de acceso.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir, firmar y comunicar sigue siendo cosa de tu equipo y tu asesoría laboral.
Automatizaciones relacionadas
Nóminas
Cada nómina, revisada contra el convenio, cifrada y entregada solo a su dueño, con el pago preparado.
Vencimientos
Lo que vence en tu empresa, en una lista, con avisos a tiempo y las reclamaciones a terceros ya preparadas.
Forma parte de Personas
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.