Revisión de nóminas: contrastadas con el convenio y entregadas cifradas
Tu asesoría calcula las nóminas. Un agente las separa, las contrasta con tu convenio, deja el pago preparado y entrega cada una cifrada a su dueño. Pagar lo aprueba una persona.
El problema
«Han llegado las nóminas.» Con ese correo empieza una tarde entera: separar la de cada persona, comprobar que es la suya, protegerla, enviársela y preparar las transferencias una a una. Nadie las contrasta con el convenio, porque no hay tiempo.
Le pasa a cualquier empresa que recibe las nóminas de una asesoría externa. El riesgo mayor no es el tiempo. Es que una nómina acabe en el buzón de otra persona, o que una transferencia salga a una cuenta que alguien cambió por correo.
Cómo se hace hoy
Cada mes, alguien abre el PDF de la asesoría, lo parte a mano, pone una contraseña a cada trozo y lo envía por correo. Después teclea en el banco el importe de cada persona, mirando la nómina. Si un plus no se ha actualizado con las tablas del convenio, lo descubre la persona afectada, meses después.
Es un trabajo en el que un error pequeño es grave, y se hace con prisa porque hay que pagar.
Cómo lo resolvemos
- Localiza en tu buzón el correo de la asesoría con las nóminas del mes y te enseña la fecha y los adjuntos.
- Separa la nómina de cada persona por su documento de identidad, nunca por el nombre. Si aparece una página que no sabe de quién es, se para.
- Revisa cada nómina contra tu convenio y la ficha de la persona: grupo, salario y pluses de tablas, jornada y centro de trabajo. Lo que no cuadra te lo enseña, y deja en borradores el correo para tu asesoría.
- Lee el líquido de cada nómina y te presenta el plan: persona, importe, total y fecha de pago, con avisos si un importe ha variado más de lo habitual o falta alguien.
- Con tu sí, prepara en el banco la solicitud de transferencia múltiple. No la aprueba: queda esperando a quien tiene la firma.
- Cifra cada nómina con la contraseña de su dueño y la deja en su carpeta privada.
- Comprueba que nadie más puede ver cada documento. Si alguien más pudiera, lo retira y lo dice.
Resultado
0nóminas enviadas a mano
En nuestra empresa ninguna nómina se envía a mano. Cada persona encuentra la suya en su carpeta privada, cifrada, y quien paga solo tiene que revisar el plan y aprobar una solicitud.
Qué hace falta
Plazo
Depende de dos cosas: de cómo envía las nóminas tu asesoría y de dónde quieres que las recoja cada persona. Con las dos claras, el primer mes se hace en paralelo con tu forma actual. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Lectura del buzón al que escribe tu asesoría. La lista de personas con su documento de identidad y su cuenta de cobro. Las tablas de tu convenio. Permiso para crear solicitudes de transferencia en el banco, sin permiso para aprobarlas. Y una carpeta privada por persona en el sitio donde se publican.
Tus herramientas
Tu correo, tu banco y el sitio donde tu equipo ya consulta sus documentos: una intranet o un almacenamiento con permisos por persona. Tu asesoría sigue enviando las nóminas como hasta ahora.
Cómo está hecho
Separar, asignar, cifrar y publicar lo hacen programas deterministas con sus pruebas. Una nómina se asigna por el documento de identidad que lleva dentro. Si la asesoría la envía cifrada, se comprueba además que el único identificador de dentro es el de quien la abre.
La cuenta de cobro sale siempre de la lista de personas de la empresa, nunca del PDF ni de un correo. Si la cuenta que aparece en la nómina no coincide, se trata como un posible fraude: a esa persona no se le prepara el pago y se confirma por teléfono.
Del banco se usa una sola operación: crear la solicitud de transferencia múltiple. Aprobar, rechazar y el resto de operaciones no están permitidas en la integración.
Cada nómina se cifra con una contraseña propia de su dueño, que se guarda en un llavero y no pasa por la conversación con el modelo. La publicación se niega si el PDF no está cifrado o si, después de subirlo, lo puede leer alguien más. En nuestra empresa el destino es la intranet, hecha con Liferay.
Nada se repite: si el mes ya tiene su solicitud o un documento ya está publicado, ese paso no se vuelve a hacer. Los PDF de las personas solo existen en una carpeta de trabajo que se borra al terminar.
Preguntas frecuentes
¿El agente paga las nóminas?
No. Prepara la solicitud de transferencia en el banco. Aprobarla y firmarla lo hace una persona, en la aplicación del banco.
¿Calcula o corrige las nóminas?
No. Las calcula tu asesoría. El agente las compara con tu convenio y con la ficha de cada persona, y te avisa de lo que no cuadra para que lo veas con ella.
¿Quién puede ver cada nómina?
Solo su dueño. Se publica cifrada en su carpeta privada y, después de subirla, se comprueba que nadie más tiene acceso.
¿Sirve para pagas extra y finiquitos?
Hoy prepara las nóminas ordinarias del mes. Las pagas extra y los finiquitos se siguen haciendo a mano, y el agente lo dice cuando encuentra uno.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; revisar el plan y aprobar la publicación sigue siendo cosa de tu equipo.
Automatizaciones relacionadas
Expediente laboral
Qué pedir, firmar y comunicar en cada alta, cambio y salida, con su plazo y las firmas verificadas.
Tesorería
Todas las cuentas en una vista, los movimientos raros señalados y la previsión de caja a 13 semanas.
Forma parte de Personas
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.