Asistente de voz: el teléfono, atendido siempre
Cuando nadie puede coger el teléfono, lo atiende un asistente de voz. Toma nota de quién llama y qué necesita, y avisa a la persona que corresponde.
El problema
«El teléfono no siempre se coge.» Suena cuando todos están ocupados, en una reunión o fuera de horario. Quien llamaba no deja mensaje, o lo deja en un buzón que nadie escucha, y llama a otro.
Le pasa a cualquier empresa en la que el teléfono lo atiende quien esté más cerca. Cada llamada perdida es un cliente con un problema sin registrar o una oportunidad que no vuelve a llamar.
Cómo se hace hoy
Atiende quien puede, interrumpiendo lo que estaba haciendo. Apunta el recado en un papel o lo cuenta de palabra, y el recado llega incompleto o no llega. Fuera de horario salta un contestador.
Nadie sabe cuántas llamadas se pierden, porque de las que no se cogen no queda rastro.
Cómo lo resolvemos
- Atiende la llamada cuando nadie puede cogerla.
- Toma nota: quién llama, de qué empresa y qué necesita.
- Avisa a la persona que corresponde, con la nota de la llamada.
- La llamada queda registrada como una petición más, con su responsable, junto a las que llegan por correo.
Qué hace falta
Plazo
Depende de tu telefonía y de cuántos motivos de llamada haya que distinguir. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Qué teléfonos hay y quién los atiende hoy. A quién se avisa según el motivo de la llamada. Y tu política de privacidad, que tiene que decir que las llamadas se graban y se transcriben.
Tus herramientas
Tu telefonía y el canal por el que tu equipo quiere recibir los avisos. Qué hace falta conectar se ve en el diagnóstico.
Cómo está hecho
Las llamadas se graban y se transcriben, y así consta en la política de privacidad.
La nota de cada llamada sale de su transcripción, y se puede contrastar con ella.
El conocimiento está separado por cliente, sin mezclas.
Las respuestas a clientes las aprueba siempre una persona.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace el asistente de voz cuando llaman?
Atiende la llamada, toma nota y avisa a quien corresponde. Las llamadas se graban y se transcriben, y así consta en la política de privacidad.
¿Se graban las llamadas?
Sí. Se graban y se transcriben, y así consta en la política de privacidad. Tu política tiene que decirlo antes de ponerlo en marcha.
¿Resuelve el asistente lo que pide quien llama?
No. Toma nota y avisa. La respuesta la da una persona de tu equipo.
¿Sustituye a quien atiende el teléfono?
No. Atiende cuando esa persona no puede: cuando está ocupada, reunida o fuera de horario.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y aprobar sigue siendo cosa de tu equipo.
Automatizaciones relacionadas
Soporte
Cada correo de soporte, convertido en un ticket con su etiqueta, su responsable y la respuesta preparada.
Peticiones internas
Un asistente que conoce la empresa: el equipo le pregunta lo interno y le pide sus gestiones.
Forma parte de Atención y soporte
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.