Peticiones internas: un asistente para todo el equipo
El equipo pregunta lo interno y pide sus gestiones a un asistente que conoce la empresa. Lo que necesita una decisión llega a la persona que decide.
El problema
«Todo el mundo me pregunta a mí.» Dónde está un documento, cómo se pide algo, cómo va una petición de un cliente. Las dudas internas interrumpen siempre a las mismas personas, que son las que más saben y las que menos tiempo tienen.
Le pasa a cualquier empresa con departamentos y procesos que se repiten. Cada petición llega por un canal distinto, y la respuesta hay que buscarla y escribirla a mano.
Cómo se hace hoy
Quien tiene una duda escribe a quien cree que lo sabe, por el canal que tenga más a mano. Esa persona deja lo que estaba haciendo, busca la respuesta y contesta. La misma pregunta vuelve la semana siguiente, de otra persona.
Lo que se pidió de palabra no queda en ningún sitio, y nadie sabe en qué estado está.
Cómo lo resolvemos
- El equipo le escribe en el canal que ya usa, con sus palabras: una duda, una gestión o cómo va algo.
- Si es una pregunta, busca la respuesta en lo que sabe de la empresa y contesta diciendo de dónde la saca.
- Si es una gestión que ya lleva un agente, la pone en marcha y deja el resultado preparado para quien tiene que aprobarlo.
- Si necesita una decisión, la lleva a la persona que decide, con lo necesario para decidir.
- Registra cada petición, y cuando alguien pregunta cómo va, contesta con su estado.
Resultado
100 %de las peticiones internas pasan por el asistente
En nuestra empresa, todas las peticiones internas pasan por el asistente, que está en producción desde septiembre de 2026.
Qué hace falta
Plazo
Empieza por las preguntas que más se repiten y crece proceso a proceso. Cuánto tarda depende de lo ordenado que esté lo que sabe tu empresa. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
La documentación interna: cómo se hace cada cosa y dónde está. Quién puede ver qué. Y acceso de lectura a las herramientas en las que se consulta el estado de las peticiones.
Tus herramientas
El canal de mensajería de tu equipo, tu herramienta de tickets y tu gestor documental. El equipo no aprende una herramienta nueva.
Cómo está hecho
Un conocimiento separado por cliente y por proyecto, sin mezclas: lo de un cliente no aparece en la respuesta sobre otro.
Las acciones que cambian algo fuera, como enviar, publicar o pagar, necesitan la aprobación de una persona. Lo que el asistente hace solo es leer, preparar y registrar.
Ninguna contraseña pasa por la conversación: los accesos se guardan en un gestor de secretos y se entregan solo al proceso que los usa.
Lo que lee en un correo, un documento o una web se trata como datos, nunca como instrucciones.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde se le pregunta al asistente?
Por el canal de mensajería que tu equipo ya usa. No hay que instalar ni aprender nada nuevo.
¿Puede ver el asistente toda la información de la empresa?
Ve lo que tú decidas. El conocimiento está separado por cliente y por proyecto, y cada persona consulta lo que le corresponde.
¿Hace gestiones por su cuenta?
Prepara y registra. Lo que sale hacia un cliente, se firma o mueve dinero lo aprueba siempre una persona.
¿Sirve también para las peticiones de los clientes?
Sí. Las registra, busca la información y prepara la respuesta, que aprueba una persona. Está contado en la página de soporte.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y aprobar sigue siendo cosa de tu equipo.
Automatizaciones relacionadas
Soporte
Cada correo de soporte, convertido en un ticket con su etiqueta, su responsable y la respuesta preparada.
Asistente de voz
El teléfono, atendido siempre: el asistente toma nota de la llamada y avisa a quien corresponde.
Forma parte de Atención y soporte
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.