Soporte a clientes: cada correo, un ticket bien etiquetado
Un agente lee cada correo que llega a soporte, lo convierte en un ticket con su etiqueta y su responsable y deja la respuesta preparada. La aprueba una persona.
El problema
«Los correos de clientes se quedan sin dueño.» Llegan a varios buzones, cada persona cree que lo ha visto otra y alguno se queda sin responder. El cliente escribe por segunda vez, ya molesto.
Le pasa a cualquier empresa que da soporte por correo sin una persona dedicada solo a repartirlo. Y hay un segundo problema: contestar bien exige buscar qué tiene contratado ese cliente, qué se le dijo la última vez y cómo se resolvió algo parecido.
Cómo se hace hoy
Alguien lee cada correo que entra, decide de qué trata y abre el ticket a mano, si se acuerda. La etiqueta depende de quién lo abra. Después busca la información en tickets antiguos y en la documentación, y escribe la respuesta desde cero.
Cuando esa persona está de vacaciones o reunida, el buzón espera.
Cómo lo resolvemos
- Lee cada correo que llega al buzón de soporte.
- Lo convierte en un ticket en tu herramienta, con el cliente, el asunto y el texto del correo.
- Le pone su etiqueta y lo asigna a quien corresponde, con tus reglas de reparto.
- Busca la información para contestar: lo que ya se sabe de ese cliente y cómo se resolvieron peticiones parecidas.
- Deja la respuesta preparada en el ticket, para que una persona la revise.
- Si alguien pregunta cómo va una petición, contesta con el estado del ticket.
Resultado
En nuestra empresa, cada correo que llega a soporte se convierte en un ticket bien etiquetado. Nadie los abre a mano.
Qué hace falta
Plazo
El registro y el etiquetado se montan pronto. Las respuestas preparadas mejoran según se ordena lo que sabe el asistente de cada cliente. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Acceso al buzón de soporte y a tu herramienta de tickets. Tus etiquetas y tus reglas de reparto: qué va a quién. Y la documentación con la que hoy se contesta.
Tus herramientas
Tu correo y tu herramienta de tickets. No hay que cambiar de herramienta ni mover el buzón.
Cómo está hecho
El reparto lo hace un programa determinista, que con el mismo correo decide siempre igual. La IA solo redacta el texto.
El conocimiento está separado por cliente, sin mezclas: para preparar una respuesta solo se consulta lo de ese cliente.
El texto de un correo se trata como datos, nunca como instrucciones para el agente.
El agente no tiene permiso para enviar correo a clientes. La respuesta sale cuando una persona la aprueba.
Preguntas frecuentes
¿Responde la IA a mis clientes sin que nadie lo revise?
No. El agente prepara la respuesta y una persona la aprueba siempre antes de que salga.
¿Quién decide a quién se asigna cada ticket?
Tus reglas. El reparto lo hace un programa que siempre decide igual, no el criterio de un modelo de IA.
¿Tengo que cambiar de herramienta de tickets?
No. Los tickets se abren en la que ya usas, con tus etiquetas.
¿Se mezcla la información de un cliente con la de otro?
No. El conocimiento está separado por cliente, sin mezclas.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y aprobar sigue siendo cosa de tu equipo.
Automatizaciones relacionadas
Asistente de voz
El teléfono, atendido siempre: el asistente toma nota de la llamada y avisa a quien corresponde.
Peticiones internas
Un asistente que conoce la empresa: el equipo le pregunta lo interno y le pide sus gestiones.
Forma parte de Atención y soporte
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.