Contratos de tus plantillas, sin un hueco por rellenar

«Enviamos el contrato con el nombre del cliente anterior.» Cada contrato se hace copiando el último, y con el último viajan sus datos, sus importes y alguna cláusula que ya no aplica. El hueco sin rellenar lo encuentra el cliente.

Le pasa a cualquier empresa que firma encargos con frecuencia y no tiene a nadie dedicado a los contratos. El texto legal ya está acordado con quien te asesora. Lo que falla es rellenarlo bien cada vez.

Alguien busca el contrato más parecido, lo duplica y va cambiando datos a mano: el cliente, el importe, las fechas, la forma de pago. Los anexos se añaden si se acuerda. Las condiciones se escriben de memoria.

Antes de enviarlo se relee con prisa, y lo que se escapa se corrige con una segunda versión.

En nuestra empresa los contratos salen de nuestras plantillas, sin un solo hueco por rellenar, y una persona revisa cada documento antes de enviarlo.

El programa aporta el mecanismo. El texto legal, las condiciones y los datos de cada encargo son de tu empresa y están en tu carpeta, no dentro del programa.

La validación es estricta: el documento no se genera si falta un dato, si sobra uno que el catálogo no declara o si la plantilla conserva una marca de revisión. Una marca nunca se quita sin resolver lo que pide.

Las plantillas admiten bloques que entran o no según una respuesta, y casillas marcadas según lo elegido. Los errores de plantilla dicen el fichero y la línea.

Un código, un encargo: un borrador no se sobrescribe. Si la lista de encargados del tratamiento tiene alguno sin revisar, los documentos que la incluyen no se preparan hasta que una persona lo revise.

Nombres, identificadores fiscales e importes salen de lo que dice la persona o de la configuración de la empresa, nunca de ejemplos ni de otros encargos.