Presupuestos con tus tarifas y tu modelo, siempre igual
Un agente hace las preguntas que fijan el alcance, calcula con tus tarifas y redacta el presupuesto. Tú lo revisas y lo envías.
El problema
«Cada presupuesto sale de una manera.» Depende de quién lo prepare, de la prisa y de lo que recuerde del anterior. Dos proyectos parecidos acaban con importes distintos y nadie sabe explicar por qué.
Le pasa a cualquier empresa que vende proyectos o servicios a medida. Y cuando el cliente pregunta por qué cuesta lo que cuesta, la respuesta se improvisa, o se rebaja el importe sin tocar el alcance.
Cómo se hace hoy
Alguien abre el último presupuesto que se parece, cambia el nombre del cliente y ajusta las partidas de memoria. Las preguntas que de verdad cambian el alcance se hacen tarde, o no se hacen, y aparecen cuando el proyecto ya está en marcha.
Las condiciones, la validez y la forma de pago se copian de un documento antiguo, con suerte del correcto.
Cómo lo resolvemos
- Lee la petición del cliente: el correo, el pliego o las notas de la reunión. Lo que se deduce de ahí lo deja respondido y marcado como deducido.
- Te hace las preguntas que faltan, las de tu catálogo, cada una con su porqué: qué cambia en el trabajo según la respuesta.
- Calcula con tu modelo de precios y tus tarifas. Lo que no encaja en el catálogo entra como partida aparte, con su motivo.
- Pone dos columnas: la versión mínima del mismo servicio y lo que se ha pedido. Cada diferencia está ligada a una respuesta concreta.
- Lo que el cliente todavía no sabe no se computa: queda en una lista de pendientes y el documento dice que no está incluido en el importe.
- Redacta el documento para el cliente, con tus condiciones, la validez y el calendario de pagos, y aparte la estimación interna, que no se comparte.
Resultado
En nuestra empresa los presupuestos salen de nuestras tarifas y de nuestro modelo, y explican qué encarece cada proyecto y cuál es su versión mínima.
Qué hace falta
Plazo
Lo que lleva conversación es escribir tu modelo: qué preguntas cambian el trabajo y cuánto pesa cada respuesta. Si ya presupuestas con un criterio estable, es corto. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Tus tarifas por perfil, tus condiciones, la validez y la forma de pago habituales. Unos cuantos presupuestos anteriores para sacar de ellos las preguntas y las partidas. No hace falta acceso a ningún sistema.
Tus herramientas
Tu modelo de documento. Si numeras los presupuestos en tu herramienta de facturación, el número se pone allí y el agente no inventa ninguno.
Cómo está hecho
Las horas y los importes los calcula un programa a partir de tu catálogo y de tu modelo, no el modelo de IA: con las mismas respuestas sale siempre el mismo importe. La IA lee la petición, pregunta y redacta.
El catálogo y el modelo de precios son ficheros de tu empresa, separados del programa. No salen de tu carpeta ni se mezclan con los de otra empresa.
Las condiciones que aparecen en el documento son las que tienes declaradas. Si el cliente pide una que no está, se te pregunta: no se inventa.
Las horas internas y los márgenes no aparecen en el documento del cliente. Van en la estimación interna, que queda guardada junto al presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Envía el agente el presupuesto al cliente?
No. Deja el documento listo para revisar. Enviarlo, y cuándo, lo decide una persona de tu empresa.
¿Decide el agente el precio?
No. El importe sale de tus tarifas y de tu modelo de precios, aplicados a las respuestas del cliente. El agente no tiene tarifas propias.
¿Qué pasa si el cliente quiere pagar menos?
Se recorta alcance, no horas. La tabla enseña la versión mínima y lo que añade cada opción, así el cliente elige sabiendo lo que deja fuera.
¿Y si el cliente no sabe contestar a una pregunta?
Queda como pendiente. No se computa y el documento lo dice: pendiente de confirmar y no incluido en el importe.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y aprobar sigue siendo cosa de tu equipo.
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