Gestión de cobros: facturas vencidas y reclamaciones preparadas
Cada factura vencida, con su siguiente paso y el borrador de la reclamación listo. Reclamar sigue siendo una decisión tuya.
El problema
«¿Nos han pagado ya la de septiembre?» Si para saberlo hay que abrir el banco y buscar, la respuesta llega tarde. Y reclamar es incómodo: se deja para mañana, y mañana la factura lleva dos meses vencida.
Le pasa a cualquier empresa que emite facturas con vencimiento y no tiene a nadie dedicado solo a cobrar. Los cobros se reclaman cuando ya duelen, y entonces el correo sale con peor tono del que debería.
Cómo se hace hoy
Alguien repasa de vez en cuando la lista de facturas emitidas, la cruza con los movimientos del banco y apunta las que siguen sin cobrar. Para cada una busca si ya se reclamó, cuándo y con qué palabras, y escribe otro correo.
Como depende de que alguien se acuerde, unas facturas se reclaman tres veces y otras ninguna.
Cómo lo resolvemos
- Lee todas las facturas emitidas que siguen sin cobrar. Las que no han vencido, las pagadas, las anuladas y los borradores no cuentan.
- Calcula el retraso de cada una y propone el siguiente paso según el tiempo que lleva vencida: un recordatorio amable, un segundo aviso o una llamada. Los umbrales los decides tú.
- Te enseña la lista: factura, cliente, vencimiento y paso propuesto.
- Para las que quieras reclamar, mira si ya hay un borrador o un correo anterior y deja la reclamación escrita en tus borradores, en el idioma de la factura.
- Cuando el paso es una llamada, te prepara el guion: qué factura, desde cuándo y qué se ha dicho hasta ahora.
- Recuerda lo que ya decidiste. Si dijiste «esperar» o «no reclamar», no vuelve a preguntar hasta que la factura sube de paso.
Resultado
En nuestra empresa los cobros pendientes se consultan con una pregunta: quién no ha pagado. La lista sale con el siguiente paso de cada factura, y quien decide solo tiene que leer el borrador y enviarlo.
Qué hace falta
Plazo
Corto: trabaja sobre las facturas que ya emites. Lo que lleva conversación son las reglas, no la técnica: cuándo se recuerda, cuándo se insiste y a quién no se reclama. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Lectura de las facturas emitidas y de su estado de cobro. Permiso para dejar borradores en el buzón desde el que se reclama. Y tus reglas: los umbrales de cada paso y el tono de cada aviso.
Tus herramientas
Tu herramienta de facturación y tu correo. Si también tienes el agente de tesorería, los cobros atrasados aparecen también en la previsión de caja.
Cómo está hecho
El paso que toca a cada factura lo decide un programa determinista a partir de los días de retraso y de tus umbrales. La IA redacta el texto; no decide a quién se reclama.
Para decidir el paso no hacen falta los importes: cada factura se reduce a su número, su estado, su vencimiento y su cliente antes de llegar al modelo.
El texto de cada reclamación pasa un control antes de quedar en borradores: tiene que nombrar la factura y no puede llevar números de cuenta bancaria. Así un correo de reclamación nunca sirve para colar un cambio de cuenta.
Cada factura tiene una clave estable: lo decidido no se vuelve a preguntar, y no se crean dos borradores para la misma reclamación.
Preguntas frecuentes
¿El agente escribe a mis clientes?
No. Deja la reclamación en tus borradores. Leerla, cambiarla y enviarla lo haces tú, desde tu correo.
¿Puedo decidir cuándo y a quién se reclama?
Sí. Los umbrales de cada paso son tuyos, y para cada factura puedes decir que se espere o que no se reclame. El agente lo recuerda.
¿Qué tono usan las reclamaciones?
El que tú marques, del recordatorio amable al segundo aviso. Sin amenazas ni recargos que no estén en la factura o en el contrato.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir y enviar cada reclamación sigue siendo cosa tuya.
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