Automatizar la facturación: borradores con las horas reales
El agente convierte las horas registradas de cada proyecto en borradores de factura y comprueba que cuadran. Emitirlas sigue siendo cosa tuya.
El problema
«Las facturas de este mes aún no han salido.» Casi nunca es por dejadez. Es porque facturar significa sumar las horas de cada proyecto, separar las de cada cliente, aplicar sus condiciones y escribir cada línea. Nadie quiere hacerlo y siempre hay algo más urgente.
Le pasa a cualquier empresa que factura por horas o por tareas: consultoras, despachos, estudios, empresas de servicios. Cada día de retraso en facturar es un día de retraso en cobrar.
Cómo se hace hoy
Alguien exporta las horas del periodo, las agrupa por cliente y por proyecto en una hoja, las redondea, aplica la tarifa de cada uno y prepara cada factura desde cero. Después la repasa contra la hoja, por si se ha bailado una cifra.
Es trabajo de copiar y sumar. Y los errores que se cuelan los encuentra el cliente.
Cómo lo resolvemos
- Le dices el periodo y los clientes. El periodo no lo supone nunca: cada cliente tiene su ritmo, mensual, trimestral o a demanda.
- Lee las horas del registro de horas y las agrupa por proyecto o por tarea, según se le facture a cada cliente, con sus condiciones.
- Antes de enseñarte nada avisa de lo que huele mal: horas sin tarea, un proyecto sin horas, horas muy distintas de lo habitual o un borrador que ya existe para ese cliente.
- Te enseña la propuesta, factura a factura: cliente, periodo, líneas, base, impuestos, total y vencimiento. Si pides un cambio, se corrige en el origen y la propuesta se rehace entera.
- Con tu visto bueno crea los borradores en tu herramienta de facturación.
- Vuelve a leer cada borrador y lo compara con la propuesta que aprobaste. Si algo no coincide, lo corrige y lo comprueba otra vez.
Resultado
0horas sumadas a mano
En nuestra empresa las facturas salen de las horas registradas. Nadie suma horas en una hoja ni escribe una factura desde cero: se revisa el borrador y se emite.
Qué hace falta
Plazo
Corto si las horas ya se registran por proyecto. Si hoy no se registran, eso va primero. El plazo concreto sale del diagnóstico, cuando vemos cómo facturas a cada cliente.
Datos y accesos
Lectura del registro de horas. Permiso para crear y editar borradores, y nada más, en tu herramienta de facturación. Y las condiciones de cada cliente: tarifa, periodicidad, vencimiento y cómo quiere ver las líneas.
Tus herramientas
El registro de horas que ya uses y tu herramienta de facturación. No hay que cambiar ninguna de las dos; en el diagnóstico vemos cómo se conecta cada una.
Cómo está hecho
La propuesta lleva una huella calculada sobre su contenido. Esa huella es la aprobación: sin ella no se crea nada, y si alguien toca la propuesta a mano la huella deja de coincidir.
La comparación entre lo creado y lo aprobado la hace un programa determinista, no el modelo de IA. Un borrador que no cuadra con la propuesta no se da por bueno.
La conexión con la herramienta de facturación no tiene operaciones para emitir, enviar, cobrar ni borrar. No es una promesa: esas operaciones no existen en la integración, y las pruebas lo comprueban.
Las credenciales viven en un gestor de secretos y no pasan por la conversación con el modelo.
Preguntas frecuentes
¿El agente emite o envía las facturas?
No. Deja borradores en tu herramienta de facturación. Revisarlos, emitirlos y enviarlos lo haces tú.
¿Y si un borrador sale mal?
Cada borrador se vuelve a leer y se compara con la propuesta que aprobaste. Si no coincide, se corrige antes de darlo por terminado. Y como es un borrador, siempre lo ves antes de que llegue al cliente.
¿Sirve si no facturo por horas?
Esta automatización parte de horas o tareas registradas. Si facturas de otra forma, en el diagnóstico vemos de dónde salen tus datos y si compensa.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación?
No es la idea. Trabajamos sobre la herramienta que ya tienes, siempre que permita crear borradores desde fuera.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; revisar y emitir las facturas sigue siendo cosa tuya.
Automatizaciones relacionadas
Cobros
Las facturas vencidas, quién no ha pagado y la reclamación ya preparada en borrador.
Registro de jornada
Las horas salen de la actividad real y el registro del mes se genera, se comprueba y se archiva solo.
Forma parte de Finanzas y fiscalidad
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.