Registro de jornada laboral: las horas salen del trabajo real, no de la memoria
Un agente propone las horas de cada día a partir de la actividad real y cierra el registro del mes con la jornada comprobada. Cada persona aprueba sus horas y firma su registro.
El problema
«¿Qué hice el martes?» A final de mes, medio equipo rellena el registro de jornada de memoria. Y quien factura por horas hace lo mismo cada tarde: apuntar a qué proyecto dedicó cada rato, y corregirlo después.
Le pasa a cualquier empresa, porque todas tienen que llevar el registro de jornada, y más a las que además imputan horas a proyectos o a clientes. Un registro rellenado de memoria no refleja la jornada real, y eso es justo lo que se le pide.
Cómo se hace hoy
Cada persona apunta sus horas cuando se acuerda. A final de mes alguien las repasa, persigue a quien no ha fichado y monta el documento de cada uno. La jornada máxima se comprueba, con suerte, una vez al año.
En nuestra empresa eso era media hora al día por persona, entre apuntar y corregir.
Cómo lo resolvemos
- Cada día reúne la actividad real de la persona: los tickets en los que trabajó, los cambios de código, las reuniones del calendario y los correos enviados.
- Con eso propone las horas del día, repartidas entre las tareas en las que se trabajó y con el enlace de cada una.
- La persona las revisa y las aprueba, y quedan en el registro de horas.
- Cada semana repasa el registro: días sin fichar, huecos en la franja obligatoria, entradas solapadas y exceso de jornada.
- Cada mes genera el registro de jornada de cada persona en PDF: el trabajo efectivo de cada día, con entrada, salida y pausas, y las ausencias aparte.
- Comprueba la jornada máxima diaria y la anual según tu convenio. Si algo no cuadra, deja en borradores un correo para la persona con los días afectados.
- Archiva cada registro en su carpeta, para conservarlo el tiempo que exige la norma.
Resultado
30 minal día por persona que ya no se pierden
En nuestra empresa nadie apunta horas a mano. Las horas salen de la actividad real, y el registro del mes se genera y se archiva sin depender de que cada persona envíe nada.
Qué hace falta
Plazo
El cierre mensual es lo primero que funciona, porque solo lee del registro de horas que ya tengas. Proponer las horas de cada día lleva más: hay que conectar las herramientas donde queda rastro del trabajo. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Lectura del registro de horas. Los límites de jornada de tu convenio y tu franja obligatoria. La lista de personas con su fecha de alta y su porcentaje de jornada. Y, para proponer las horas, lectura de las herramientas de trabajo de cada persona.
Tus herramientas
El registro de horas que ya uses, tu gestor de tareas, tu calendario, tu correo y tu almacenamiento de documentos. Si hoy no hay registro de horas, eso se decide primero.
Cómo está hecho
Las reglas de jornada son un programa con sus pruebas: máximo diario, máximo anual prorrateado por la fecha de alta y el porcentaje de jornada, y huecos en la franja obligatoria. Los límites son los de tu convenio, y el PDF cita la norma.
El cierre mensual solo lee del registro de horas: no crea, cambia ni borra entradas. Lo que cada persona ha fichado es la verdad; si algo no cuadra, se avisa.
Las ausencias se cuentan aparte del trabajo efectivo. Un día largo no es una incidencia si las pausas están registradas y el trabajo efectivo no pasa del máximo.
Un registro ya generado no se sobrescribe salvo que se pida. Y antes de dejar un borrador se comprueba que no hay otro igual.
La revisión semanal programada solo saca iniciales y recuentos. El detalle con nombres y días queda en una carpeta privada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de herramienta para fichar?
No es la idea. El agente lee del registro de horas que ya uses. Si no tienes ninguno, en el diagnóstico vemos cuál encaja.
¿El agente cambia las horas que ha fichado alguien?
No. El cierre del mes solo lee. Si hay un error, lo corrige la persona en su registro y el documento se vuelve a generar.
¿Sirve si mi empresa no imputa horas a proyectos?
Sí. El registro mensual y las comprobaciones de jornada funcionan igual. La propuesta diaria de horas por tarea tiene sentido cuando facturas o justificas por horas.
¿Qué recoge el registro de cada mes?
El trabajo efectivo de cada día con su entrada, su salida y sus pausas, las ausencias aparte y las comprobaciones de jornada. Que lo fichado sea lo real depende de cada persona, y por eso lo revisa y lo firma.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; decidir qué hacer con cada incidencia sigue siendo cosa de tu equipo.
Automatizaciones relacionadas
Vacaciones y ausencias
Las vacaciones se piden con un mensaje y llegan firmadas; los partes de ausencia se archivan solos.
Facturación
Borradores de factura con las horas reales de cada proyecto, listos para revisar y emitir.
Forma parte de Personas
El siguiente paso
Cuéntanos cómo trabaja hoy tu empresa y te decimos por dónde empezar.