Gestión de vacaciones de empleados: se piden con un mensaje y llegan firmadas

«¿Cuántos días me quedan?» «¿Quién más falta esa semana?» «¿Dónde está el papel que firmé en marzo?» Son las tres preguntas que recibe quien lleva las vacaciones, una y otra vez.

Le pasa a cualquier empresa donde las vacaciones se piden por correo o de palabra y se apuntan en una hoja. La hoja la mantiene una persona, y cuando esa persona falta nadie sabe cuál es la versión buena. Con los partes de ausencia ocurre lo mismo: llegan como adjuntos a un buzón y hay que acordarse de guardarlos.

Alguien cuenta los días a mano contra el convenio, mira en la hoja quién falta esas fechas, prepara el papel, persigue la firma y lo archiva. Los partes de ausencia se buscan entre los correos, se descargan y se guardan con un nombre distinto cada vez.

Ninguna de esas tareas es difícil. Pero se repiten con cada solicitud, interrumpen a quien las hace y, cuando una se olvida, aparece el problema: dos personas fuera a la vez o un documento que no está cuando se pide.

En nuestra empresa, todas las solicitudes de vacaciones de 2026 han pasado por el agente. Nadie cuenta días a mano y cada solicitud firmada está en su carpeta.

Un agente conectado a la mensajería de la empresa recibe la solicitud en lenguaje natural y la convierte en fechas concretas antes de comprobar nada.

La solicitud sale a firmar por correo y el documento firmado se archiva en el almacenamiento de documentos de la empresa (en la nuestra, Google Drive), en la carpeta de cada persona y con un nombre normalizado.

Los partes de ausencia los recoge una tarea programada que revisa el buzón cada mañana: detecta los adjuntos, los clasifica y los archiva.

Los datos personales quedan en la carpeta de cada persona, con su control de acceso, y no salen de ahí.