Justificación de contratos públicos, sin copiar una hora
El agente saca las horas del trimestre, las agrupa por tarea y rellena la hoja de justificación. Tú la revisas y la presentas al organismo.
El problema
«Cada trimestre pierdo días copiando horas a una hoja.» Un contrato con un organismo público se justifica: qué tareas se han hecho, cuántas horas ha llevado cada una y en qué estado está. Los datos existen, pero repartidos entre el registro de horas y la herramienta de tareas.
Le pasa a quien dirige el proyecto en cualquier empresa que trabaja para la administración. Es un trabajo que no aporta nada al proyecto y que, si se hace mal, retrasa el cobro.
Cómo se hace hoy
Cada trimestre alguien exporta las horas, las ordena, busca a qué tarea corresponde cada imputación y las copia una a una en la hoja de justificación. Después repasa el estado de cada tarea y cuadra los totales a mano.
Un error al copiar se descubre cuando el organismo devuelve la hoja.
Cómo lo resolvemos
- Saca del registro de horas todas las imputaciones del trimestre de los proyectos del contrato.
- Las agrupa por tarea, con el enlace que lleva cada imputación. Las que no llevan tarea las asigna con las equivalencias que tú has definido o las deja en una fila propia, a la vista.
- Completa cada tarea con lo que dice tu herramienta de tareas: título, tipo de trabajo y estado.
- Aplica las reglas del contrato: qué cuenta como evolutivo y qué como mantenimiento, qué va a tanto alzado y cómo se pasan las horas a las unidades de trabajo que pide el organismo.
- Añade a tu hoja de justificación la pestaña del trimestre, con una fila por tarea y los totales por proyecto.
- Prepara la tabla de lo que habría que actualizar en cada tarea, con el antes y el después, para que lo apliques tú.
Resultado
En nuestra empresa, la justificación trimestral de un contrato con un organismo público se prepara con una frase. Nadie copia una hora: la persona responsable revisa la hoja y la presenta.
Qué hace falta
Plazo
Depende de las reglas de tu contrato y de lo ordenadas que estén las imputaciones. Con horas ligadas a tareas es corto. El plazo concreto sale del diagnóstico.
Datos y accesos
Acceso de lectura a tu registro de horas y a tu herramienta de tareas. La hoja de justificación que usas hoy. Y las reglas del contrato: cómo se agrupa, qué es cada tipo de trabajo y cómo se calculan las unidades.
Tus herramientas
Tu registro de horas, tu herramienta de tareas y tu hoja de cálculo. El formato de la justificación es el que ya te acepta el organismo.
Cómo está hecho
La extracción, la agrupación y las sumas las hace un programa, no el modelo de IA. Es idempotente: si se repite, regenera la misma pestaña con los mismos datos.
Las reglas del contrato están escritas una vez, y las equivalencias de las imputaciones sin tarea viven en un fichero aparte que se puede revisar.
Las unidades de trabajo se calculan en la propia hoja, con fórmula y sin redondear, para que quien revisa vea de dónde sale cada número.
El acceso a la herramienta de tareas es de solo lectura. La credencial del registro de horas se inyecta solo en el proceso que la usa: el modelo no la ve.
Preguntas frecuentes
¿Presenta el agente la justificación al organismo?
No. Deja la hoja lista para revisar. Revisarla y presentarla es cosa de la persona responsable del contrato.
¿Tengo que cambiar mi hoja de justificación?
No. El agente añade una pestaña por trimestre a la hoja que ya usas, con tus columnas.
¿Qué pasa con las horas que no están ligadas a una tarea?
Se asignan con las equivalencias que tú has definido. Las que no encajan en ninguna quedan en una fila propia, para que decidas qué hacer con ellas.
¿Sirve si mi contrato no se justifica por trimestres?
El periodo y las reglas son los de tu contrato. Se definen al montarlo, en el diagnóstico.
¿Qué hace Julditec?
Implantamos el agente, lo adaptamos a tu empresa, formamos a tu equipo y lo mantenemos. El trabajo diario lo hace el agente; revisar y presentar la justificación sigue siendo cosa de la persona responsable.
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